Hogyan lesz rend az irodában?

A leggyakoribb mondat, ami egy irodában dolgozó ember eszébe juthat: Hogyan lesz rend az irodában? Mikor fogom ezt a sok mindent rendszerbe szedni?

Sajnos, akárhogy is nézzük, mikor felvesznek minket egy munkahelyre, senki nem kérdezi meg, hogy milyen képességeink vannak takarítás vagy rendfenntartás fronton. Ugyanis, ezt mi magunknak kell kialakítanunk a saját munkaterületünkön. Többször szembesülhetünk vele, hogy a „rend az irodában” korántsem olyan könnyen elérhető dolog, mint azt elsőre gondolnánk. Nem elég impozáns kis tornyokba szedni a papírkötegeket, hisz egy idő után elfogy a hely asztalunkon. Főleg akkor, ha egyre többféle dokumentumot bíznak ránk, amiket katonás rendbe kell szednünk ahhoz, hogy elkerüljük az aznapi vehemens érzelmi kitörést főnökünk részéről.

Ilyen és ehhez hasonló helyzetek megelőzése érdekében találták ki a dokumentumjelölőket, az iratrendezőket, a mappákat stb., amik megkönnyíthetik, hogy az a bizonyos rend az irodában megvalósulhasson a mindennapokban is.

Kezdhetjük a legapróbb, de mégis csodákra képes post-it-tel, ami oldalak különválasztására, cimkézésére, vagy akár jegyzetelésre is szolgálhat. Ez a hihetetlenül praktikus kis papírtömb számtalan színben és formában megtalálható a boltokban. Talán pont végtelen variációjú alakjának, színeinek köszönhetően használják már a kisiskolások is.

Az irodai rend megteremtése miatt, nem mellesleg a fontos, de már nem szükséges nyomtatott dokumentumok adatvédelmére készítették az iratmegsemmisítő készülékeket.

Sok cég a mai napig lefűzi, mappákba rendezi az elszámolásokat, bérkimutatásokat, szerződéseket a digitális katalogizálás helyett. Ennek a módszernek csak két nagy átka van: igen könnyű illetéktelen szemeknek is hozzáférni, illetve nehéz lehet tárolni.

A scanner képes az ezekhez hasonló titkos, fontos iratokat bescannelni, így digitális formában is elérhetőek lesznek. Ez a dokumentumok küldését is megkönnyítheti, amellett, hogy költséghatékonyabb megoldás, mint a posta.

Nem igazán elterjedt használati cikk az irodai tartómágnes, avagy mágneses betűk alkalmazása. Nem is gondolnánk, hogy mennyire egyszerű vele rövid üzeneteket közölni a többi alkalmazottal akár játékos formában is. Sokszor látható, főként ruhaboltokban, hogy az információs, kommunikációs táblákra helyezik ki az aznapi beosztást, szüneteket. Ezeket gyakran elég olcsó módon, celluxszal oldják meg, ami nem mutat igazán jól még egy belső térben sem, rejtve a vevők szeme elől. Ahhoz, hogy a rend az irodában ne csak a papírokra és mappákra vonatkozzon, az ilyen apróságokra is érdemes odafigyelni. Mind az alkalmazottak, mind a főnökség jobban fogja érezni magát, ha egy igényes, rendezett környezetben végezheti a munkáját.

Talán a legpraktikusabb irodai kellék az úgynevezett iratrendező. Mappa, gyorsfűző, gyűrűs irattartó, gyűrűskönyv, gerinccímke tartozik ebbe a kategóriába. Képesek nagy mennyiségű egymáshoz kapcsolódó papírt összefogni, rendszerbe szedni. Majdnem minden cég használja őket, de az idő előrehaladtával számos, új funkcióval bővülhetnek ezek az eszközök. Például, egy szekrénynek álcázott iratrendező nem csak helytakarékos de az optimális térkihasználást is elősegítheti az irodában.

Végezetül, mindenki szembenézett már az irodai káoszért leginkább felelős mumussal: a kábelek rengetegével. A technika fejlődésével egyre több számítógépes, elektronikus funkcióval bővülhet egy cég elektronikai rendszere. Nem felejthetjük azonban el, hogy minden új technikai kütyü egy újabb kábelt, madzagot jelent majd a lábunk alatt. Ezért hozták létre a sokaknak még ismeretlen kábeltartó bilincset. Kábelkötegelő, rögzítőbilincs, kábelszorító bilincs neveken futhat még, ami garantálja, hogy a rend az irodában ne csak a szemünk előtt, de a földön is uralkodhasson. Képes jópár szálnyi kábelt összefogni, ami impozánssá és rendezetté teheti a helyiségeket.

Ezeket az irodai kütyüket bárki, akár irodai vagy otthoni rendetlenségről legyen szó beszerezheti, elérve ezzel az irodai rend mámorosan ösztönző érzését.