Rendezvényt szervezel? Hasznos tanácsok egy helyen!

• Mia Riesenberger
• 2015. szeptember 25. péntek

Az emberek nagy része nem is gondol bele, milyen hosszú előkészítési folyamattal jár egy-egy konferenciát, tréninget, fesztivált, vagy koncertet megszervezni. Mind külön-külön sajátos technikai háttérrel rendelkezik, éppen ezért a különféle audiovizuális-, illetve más műszaki berendezéseknek a beszerzése is testre szabottan kell, hogy történjen, főleg ha ezt cégen belül kell megoldani saját technikával.

Ha igazán jó eseményt akarunk magunk mögött hagyni, figyelembe kell vennünk, hogy milyen típusú rendezvényt szeretnénk csinálni, és hogy hol szeretnénk ezt megtartani, illetve, hogy mennyi szükséges eszközt kell ehhez beszereznünk. A különféle műszaki berendezések beszerzésénél számít a legjobban, hogy hol van az adott rendezvény. Egy konferenciát vagy egy kongresszust általában zárt helyen érdemes lebonyolítani, de ezzel ellentétben egy koncert, zenei, gasztronómiai vagy kulturális fesztivál sok esetben a szabad ég alatt zajlik. Az utóbbiak esetében fontosak az időjárási körülmények. Egy zápor vagy vihar, befolyásolhatja az eszközök működőképességét, mivel a vízmennyiség, a szél, vagy akár csak az állandó napsütés is megrövidítheti a berendezés és technika felhasználhatóságát, élettartamát, ezáltal a rendezvény élvezhetőségét. Minden eshetőségre fel kell készülni, ezért az eszközök beszerzése és elhelyezése mellett, azok karbantartása is elvárás. Nem árt tudni azt is, hogy szabadtéren a vizuális eszközök kifejezőképessége gyengülhet, tehát nem biztos, hogy egy bonyolultabb látványvilágítás nyílt terepen, nappal is eléri a célját.

A létszám minden esetben változó. Egy nagy zenei fesztivál vagy egy nemzetközi konferencia óriási tömegeket képes megmozgatni, ezzel szemben egy irodalmi felolvasó est csak egy kisebb célcsoportra fókuszál. Éppen ezért a hangosítás pontos és hibátlan elvégzésének kulcsfontosságú szerepe van. Ahol ezres, tízezres nagyságrendről beszélünk oda, olyan hangfalak, mélyládák, illetve mikrofonok szükségesek, melyek segítségével nem csak az első sorokban lévők élvezhetik a koncertet. Az ilyen felszerelések működtetéséhez olyan személyzet is kell, amely megfelelően képes kezelni ezeket, tehát szükség van a szakképzett emberekre.

Egy kisebb rendezvényen például, sajtótájékoztatón, vagy üzleti prezentáción elegendő a kisebb berendezés is. Ilyenkor nincs szükség nagy teljesítményű vizuáltechnikai eszközök használatára, mert egy projektor bőven elég a mondanivalónk kifejezésére. Míg egy koncertet gazdagabbá tehet egy szép háttérvilágítás, vagy a kivetítőn futó animáció, addig egy kongresszuson nem ez szolgáltat élményforrást, hanem a résztvevők és előadók közötti interakciók, és ez az igény más technikai felszereléseket is jelent.

Előrelátás és biztonság

Egy-egy rendezvény biztonsági előírásait tekintve vannak különféle rendelkezések, betartandó szabályok, tiltások. Elkerülendő, hogy egy berendezés vagy egy résztvevő megsérüljön, ezért érdemes végignézni a műszaki felszerelések kínálatát, hogy minőségükben és funkciójukban se hagyjanak kívánnivalót maguk után. Mindenre fel kell készülni, arra is, ha valami váratlan esemény folytán az egyik nagyteljesítményű hangrendszer vagy mikrofon tönkremegy vagy esetleg kiég az egyik izzó. Mindig legyen B, de akár C terv is arra az esetre, ha valamit baj történik.